Projekte UniBE Leben

Interne Kommunikationsstrukturen verbessern

Ziel: Die Informationsflüsse zwischen den zentralen Verwaltungseinheiten und den Mitarbeitenden bis auf Fakultäts- und Zentrumsebene sollen optimiert werden. Die Kommunikationsstrukturen innerhalb der Fakultäten und Zentren werden in diesem Projekt nicht behandelt.

Vorgehen: Um die aktuelle Situation zu verstehen und Handlungsmöglichkeiten aufzuzeigen, wurden folgende vier Massnahmen durchgeführt:

  1. Design-Thinking-Workshop: Auftaktveranstaltung mit Personen aus der Verwaltungsdirektion zur Erarbeitung erster Ideen und Ansätze.
  2. Eine universitätsweite quantitative Befragung wurde durchgeführt.
  3. Interviews mit Mitarbeitenden der Universität, um tiefere Einblicke in Kommunikationsbedürfnisse und -wünsche zu erhalten.
  4. Bestandsaufnahme physischer Kommunikationsorte: Analyse von Anschlagbrettern, Bildschirmen und sozialen Begegnungsorten wie Kaffee-Ecken.

Erkenntnisse: Der Austausch zwischen Führungspersonen insb. der UL-Mitglieder mit allen Universitätsmitarbeitenden ist nicht übergeordnet organisiert bzw. bekannt. Zudem fehlt es an Feedbackkanälen und dem Wissen zum Umgang mit Rückmeldungen; insbesondere Führungskräfte sollten verpflichtet sein, Feedback einzuholen.

Abgeleitete erste Massnahmen:

  • Die Teilnahme am «Kommtreffen» wird für alle kommunikationsverantwortlichen Personen aus allen Bereichen der Uni verpflichtend.
  • Damit die Informationen auch innerhalb der Abteilungen verbreitet werden, werden die Zuständigkeiten geklärt.

Weiteres Vorgehen: In einer weiteren Umfrage soll bis Ende dieses Jahres das Bedürfnis nach einem Mitarbeitenden-Intranet erhoben werden und die Personalisierbarkeit des Webportals UniBE soll geprüft werden. An möglichst vielen Standorten des Hauptgebäudes sowie des Gebäudes H6 sollen die Anschlagbretter angepasst und der Bedarf nach neuen Screens analysiert werden. Die Kommunikationskompetenzen im Zentralbereich sollen zudem mit einem Ausbau an Schulungsangeboten professionalisiert werden. Bei Newslettern soll es künftig eine Opt-out-Möglichkeit geben.   

Stand: April 2025