Projekte

Die Einführung und Anpassung von Prozessen innerhalb der Universität erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den Fakultäten/Zentren und dem Zentralbereich, damit die Entscheidungsbefugnisse gleichwertig verteilt sind.

Prozesse, Abläufe und Regelungen sollen sowohl aus der Sicht der Fakultäten als auch des Zentralbereichs effizient und effektiv gestaltet werden. Das Projektziel soll mit niederschwelligen, workshopartigen Arbeitsgruppen, in denen konkrete Problemstellungen und Lösungsansätze gemeinsam analysiert werden, erreicht werden.

Für die "Task Force Reiseplattform" wurden diverse Personen aus allen relevanten Zielgruppen eingeladen; die ersten beiden Veranstaltungen fanden im Mai 2025 (inkl. Kick-Off) statt, um Probleme im Buchungs- und Abrechnungsprozess zu identifizieren. Nach deren Durchführung und Evaluation wird in den Fakultäten der Bedarf weiterer fachspezifischer Arbeitskreise zu unterschiedlichen Themen geklärt. Die Arbeitsgruppen werden anschliessend aufgrund von funktionalen Prozessen oder organisationalen Zuständigkeiten zusammengestellt.

Die administrativen Prozesse an der Universität Bern sind u.a. durch die Digitalisierung in ihrer Komplexität stark gewachsen. Die Analyse der bestehenden Prozesse hat ergeben, dass die Administration weiterentwickelt werden muss, um den künftigen Anforderungen und der geforderten Effizienz gerecht zu werden.

Das Projekt vereint die Empfehlungen 1.2 «Komplex administrative Aufgaben - Partnermodell», 1.3.1 «Bündelung einfacher administrativer Aufgaben - Fokus Dept/Fak.» und 2.1 «Gliederungseinheiten innerhalb Fakultät».

Im Handlungsfeld "Universitäre Strukturen überdenken" wurde das Ziel definiert, zukunftsorientierte Strukturen zu schaffen, die den Anforderungen von Forschung und Lehre gerecht werden. Dabei stehen die folgenden Aspekte im Fokus:

• die Bündelung und Standardisierung administrativer Prozesse auf Departementsebene bzw. dort, wo sie am sinnvollsten sind, sowie
• die Einführung von Partner*innen-Modellen in HR und Finanzen.

• Weiterentwicklung und Verfeinerung der administrativen Finanz- und Personal-Arbeitsprozesse mit einem klaren Ziel Entlastung in den Fakultäten zu schaffen

• Schaffung von transparenten Zuständigkeiten und klaren Verantwortlichkeiten
   
• Um Raum für Neues zu schaffen, ist es sinnvoll, sich dankend und bewusst vom Alten zu verabschieden.
• Eine umfassende und präzise Analyse ist notwendig, um eine möglichst vollständige Übersicht über bestehende Prozesse zu gewinnen.

Die Analyse und Einführung verschiedener Einheiten sollen in drei Wellen über die gesamte Universität bis ca. Ende 2027 durchgeführt werden. Das Kick-Off mit der Universitätsleitung und den Dekan*innen hat am 03.12.2024 stattgefunden.

Die Verwaltungsdirektion hat zahlreiche Gespräche mit den Fakultäten geführt, in denen das Projekt, seine Ziele, der Aufbau sowie Rollen erläutert und offene Fragen geklärt wurden. Erste Präsentationen in Fakultätssitzungen und die gemeinsame Planung mit ausgewählten Fakultäten haben begonnen.

Der Zentralbereich und die Fakultäten Phil. Hist. und Phil Nat. sind Teil der ersten Welle (Realisierungseinheit). Im Zentralbereich wurde der Ablauf der Arbeitsschritte festgelegt, die Ist-Analyse abgeschlossen, Einzelgespräche wurden geführt und die Beschreibung des Soll-Zustandes ist in Arbeit. Ende Juni soll das Projekt in die Umsetzungsphase übergehen. Im Sommer/ Herbst 2025 soll auch in den beteiligten Fakultäten mit der Analyse und diversen Interviews sowie anderen ersten Umsetzungsschritte begonnen werden.

Schritt 1: Gemeinsames Verständnis für das Projekt schaffen

Schritt 2: Bestehende Prozesse verstehen und in die Zukunft blicken

Schritt 3: Departementsstrukturen bilden (durch die Fakultäten selber)

Schritt 4: Konsoliderung der administrativen und inhaltlichen Überlegungen

Schritt 5: Neue Strukturen zum Leben erwecken

Gemäss der universitären Strategie soll gewährleistet werden, dass der Status als Volluniversität beibehalten und gleichzeitig eine thematische Weiterentwicklung in den Fachbereichen ermöglicht wird. Dem steht die finanzielle Situation der Universität Bern im Weg. Professuren sind der Treiber von Ertrag und Aufwand, von Inhalt und Struktur – von Akademie.

Um handlungsfähig zu bleiben, soll die Professurenplanung dynamischer werden und die Fortschreibung des IST-Zustandes bei Emeritierungen ersetzen.

Die Projektorganisation ist definiert und eine externe Projektunterstützung beauftragt. Die Projektbeteiligten stehen in regem Austausch mit der Leitung des Schnittstellenprojektes. Aktuell wird das Projekt konzeptionell vorangetrieben, es wurden erste Skizzen des Zielbildes, Schätzungen des Mengengerüsts sowie ein provisorischer Zeitplan inkl. Termine und Meilensteine erarbeitet. In den nächsten Monaten werden das Konzept, die Ziele sowie Detailregelungen und Prozesse weiterentwickelt.

Um ihrem Anspruch auf ausgezeichnete Lehre gerecht zu werden, steht die Universität vor Entwicklungsbedarf im Hinblick auf Herausforderungen wie Digitalisierung, K.I., oder Internationalisierung. Die Supportstellen rund um die Lehre bieten Unterstützung an, stellen aber immer wieder fest, dass Informationen nicht nahtlos bei der Zielgruppe ankommen. Auch fehlt ein Feedback-System und es gibt Potenzial bei der Koordination der Prozessen im Rahmen der Studienprogramme.

Das Projekt "Stärkung der Studiengangsleitungen" hat ein erstes Informations- und Kontaktnetz zwischen dem VRL und den Fakultäten geschaffen. In einem nächsten Schritt werden Bedarfsanalysen mit Hilfe von Interviews vorgenommen. Diese und weitere Massnahmen wurden in die Aufgabenportfolios der Supportstellen integriert und werden nicht mehr als Projekt unter dem Dach Fit for Future weitergeführt. Informationen zu Ergebnissen aus den Bedarfsanalysen und daraus abgeleitete Massnahmen werden nach Abschluss der Vorhaben bei den Projektinformationen zu finden sein (z.B. EASE: Educational Academic Staff Empowerment).

Die 10 strategischen Zentren der Universität Bern sind sehr heterogen und bei ihrer Führung wird Entwicklungspotential gesehen.

Zwischen Zentrum, beteiligten Fakultäten und Universitätsleitung sollen «Kooperationsverträge» aufgesetzt werden, die klar von bestehenden Instrumenten wie Leistungsauftrag sowie Rahmen- und Geschäftsordnung abgrenzbar sind.

Durch Bedarfs- und Erfahrungshebungen sowie einer detaillierten Zielklärung wird die konzeptionelle Basis für die Verträge geschaffen. Im Konzept soll zudem die Effektivität bestehender Prozesse sowie der Mehraufwand im Verhältnis zum Mehrwert von möglichen Vorgehensvarianten abgeschätzt werden.

Nach diversen Gesprächen im Zentralbereich ist nun ein Vorgehensplan inklusive Übersicht über die verschiedenen Projektetappen in Arbeit.