Projektleitenden-Treffen

Treffen der Projektleitenden vom 08. Mai 2025

Am 08.05.2025 fand erneut ein Projektleitendentreffen zum Programm Fit for Future statt, um den Austausch und die Informationsvermittlung zwischen den Handlungsfeldern zu fördern. Nach Präsentationen zum Stand der aktuellen sowie den herausgelösten Handlungsfeldern folgten an diesem Donnerstagnachmittag Gastreferate zu den Themen "Projekt zur Erstellung der Universitätsbibliothek-Strategie 2026-2030" und ENLIGHT. In einem interaktiven Teil diskutierten die Teilnehmenden in drei verschiedenen Gruppen über die Themen "New Work", "administrative Prozesse" und "Unternehmenskultur" jeweils mit dem Schwerpunkt Change-Management. Dabei wurden die Teilnehmenden dazu aufgefordert, in verschiedene Rollen mit dazugehöriger Meinung zu schlüpfen. Diese Perspektivenübernahme sollte dazu dienen, das gegenseitige Verständnis und die Problemerkennung zu fördern.

Ergebnisse der Präsentationen

Die Projektleitenden haben sich gegenseitig über Erfolge, Herausforderungen und künftige Schritte in ihren Projekten informiert. Aus den Präsentationen ging hervor, dass überall auf Hochtouren daran gearbeitet wird, die Universität fit für die Zukunft zu machen. Der Stand aller Handlungsfelder ist auf unserer Webseite zu finden und wurde aufgrund der 4-monatlichen Statusberichte und des PL-Treffens aktualisiert.

Auch die Universitätsbibliothek macht sich fit for Future und ist momentan auf dem Weg zu einer neuen Strategie. Vordergründig geht es darum, den komplexen Strukturen mit einer gemeinsamen Vision und übergreifenden Prozessen Orientierung zu verleihen. In verschiedenen Diskussionsprozessen mit Stakeholdern soll der Weg zu einer ganzheitlichen Universitätsbibliothek mit mehr Steuerbarkeit ermöglicht werden. In Workshops zu verschiedenen Handlungsfeldern konsolidiert das Projektteam die Strategie 2026-2030 mit konkreten Zielen und Massnahmen. 

Die Universität Bern ist als eine von 10 forschungsintensiven Universitäten Teil der europaweiten Allianz ENLIGHT, die eine nahtlose Erfahrung in Lehre und Forschung bieten will. Nebst Finanzierungsmöglichkeiten gewinnt die Uni Bern mit dem Beitritt an Visibilität, administrativer Unterstützung zu Themen der Mobilität und Möglichkeiten für Networking. ENLIGHT ist auf allen Ebenen der Uni verankert, auf der Arbeitsebene sind Dozierende, Studierende sowie verschiedene Projektteams und das Kernteam aktiv, während die Unileitung strategische Entscheide trifft. In der Zusammenarbeit verfolgt das Projekt folgende Grundsätze: Eine vizerektoratsübergreifende Kommunikation, gesamtuniversitäres Denken, klare Zuständigkeiten, regelmässige Workshops der Arbeitsgruppen und Fokus auf die Zielpersonen.

Erkenntnisse aus den Diskussionsrunden

New Work inkl. Change Management

In der Diskussionsrunde wurde die Erkenntnis gezogen, dass in die Umstrukturierung von Arbeitsplätzen unterschiedliche Arbeitsweisen einbezogen werden müssen. Je nach Profil, Position und Arbeitsinhalt sind die Anforderungen an den Arbeitsplatz sehr individuell und die Gestaltung im Projekt büroUNIversum sollte daran orientiert und bedarfsgerecht ausfallen. Nicht nur zwischen Arbeitsformen, sondern auch innerhalb einer Position können sich die Anforderungen an den eigenen Arbeitsbereich dynamisch, bspw. im Laufe eines Projektes, verändern. Es wird auf den Artikel "Arbeitswelten" des UniFokus hingewiesen, welcher die Thematik und die Herausforderungen aufgreift. Das Handlungsfeld Arbeitsplatzkonzepte und das damit verbundene "büroUniversum"-Projekt ist und bleibt ein kritisches und umstrittenes Themenfeld, welches mit Feingefühl und professionellem Change-Management durch die Führungspersonen an die Mitarbeitenden herangetragen werden muss.

Bündelung administrativer Prozesse inkl. Change Management

Es macht sich die Sorge breit, dass die Bündelung administrativer Prozesse den Arbeitsalltag der betroffenen Mitarbeitenden weniger abwechslungsreich gestaltet und eine "Call-Center" Situation entstehen könnte. Trotzdem stehen die Zentralbereichsmitarbeitenden der Umstrukturierung grundsätzlich positiv gegenüber. Die Angst vor Arbeitsplatz- und Arbeitskräfteverlust wird jedoch ebenfalls betont, vor allem im Hinblick auf eine Neuverteilung von Aufgaben und der Sorge, dass die Fähigkeiten und Kenntnisse dafür nicht ausreichen. Auch bei diesem Thema scheint das Bedürfnis nach begleitendem Change-Management gross zu sein, um Sorgen und Ängsten entgegenzuwirken und wo möglich auch abzuschwächen. Dies dürfte insofern gelingen, als das Projekt keine Arbeitsplatzdezimierung vorsieht, es geht lediglich um die effizientere und konzentriertere Abwicklung administrativer Prozesse, um den Arbeitsalltag aller Beteiligten zu erleichtern.   

Unternehmenskultur (inkl. Führungskultur) und Kommunikation im Zeitalter Digitaler Transformation inkl. Change Management

In Bezug auf die Führungs- und Unternehmenskultur wird in den Diskussionen ebenfalls betont, dass es eine einheitliche Kultur für alle Universitätsangehörigen kaum realistisch ist bzw. nur auf einem sehr tiefen Level. Die Heterogenität der Universität und die verschiedenen Arbeitswelten müssen berücksichtigt werden, um die passende Kultur in den verschiedenen Umfeldern zu fördern.

Um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken, wird insbesondere die Mitarbeitendenerhaltung als von grosser Bedeutung genannt. Dies umso mehr, als die Uni auf keine unerschöpfliche Quelle an Arbeitskräften zurückgreifen kann. Auch wurde erwähnt, dass Führungsaufgaben oft an Sekretariate delegiert werden und Vorgesetzte ihren Führungsauftrag nicht zur Genüge wahrnehmen. Deswegen erscheint es sehr wertvoll, künftige Generationen und junge Führungskräfte entsprechend zu fördern, zu schulen und zu sensibilisieren. Der Generationenwechsel muss zudem auch in die Planung und den Aufbau einer universitätsweiten Führungskultur gewinnbringend einbezogen werden, da die Arbeitswelt und vor allem die darin enthaltenen Persönlichkeiten nicht mehr gleich funktionieren, wie vor einigen Jahren oder Jahrzehnten.  

Abschliessende Beurteilung und Ausblick

Der Wunsch nach bedürfnisorientiertem Vorgehen und nach Feedback-Kanälen erscheint gross. Change-Management erweist sich als unumgängliche und wichtige Massnahme, um Veränderungen zu begleiten. An der Veranstaltung sind dazu Vorschläge wie das Einführen von Change Agents oder externer Unterstützung entgegengenommen worden. Der Appell an die Mitarbeitenden, sich bei Überlastung früh genug zu melden, scheint in Anbetracht dessen, dass Erschöpfung und weitreichendere Konsequenzen wie z.B. Burnouts, von den Betroffenen meist zu spät bemerkt werden, nicht so trivial zu handhaben. Entsprechend ist die Unterstützung und Sensibilisierung bis auf alle Ebenen, insbesondere aber von Führungskräften, unumgänglich.

Der Informationsaustausch und die Diskussionen anlässlich des PL-Workshops wird allseits geschätzt, so dass dieses Format voraussichtlich auch im Frühling 2026 stattfinden wird.

Treffen der Projektleitenden vom 22. Mai 2024

Nach dem Kick-off Meeting im 2023 fand auch 2024 ein Treffen der Projektleitenden aus dem Fit for Future Programm statt. Gegenüber dem Vorjahr wurde der Event interaktiver gestaltet. Im Vorfeld wurde zu jedem Handlungsfeld ein Poster vorbereitet, anhand dessen die Handlungsfeld-Verantwortlichen im ersten Teil des Nachmittags den Stand ihrer Projekte erläuterten und für Fragen und Diskussionen zur Verfügung standen.

Diskussionsergebnisse

In der zweiten Hälfte des Treffens wurden in Gruppen von 6-7 Personen Fragen diskutiert und später im Plenum die Ergebnisse vorgestellt.

Dabei kam u.a. zur Sprache, dass Fit for Future oft mit dem Handlungsfeld „Universitäre Strukturen“ gleichgesetzt wird, was andere interessante und wichtige Themen in den Hintergrund drängt. Generell werden die Handlungsfelder und die zugeordneten Projekte als sehr heterogen empfunden, sowohl was den Umfang, die Wirkung auf die Universität als Ganzes, als auch den Stand betrifft. Dies macht es schwierig, aus dem Ganzen eine einigermassen homogene und fassbare Einheit zu gestalten. Entsprechend wurde der Wunsch geäussert, klarere Kriterien zu definieren, welche Projekte in das Fit for Future Programm aufgenommen werden und wann sie wieder daraus verschwinden (Übergang in den Betrieb).

Die "Rückbesinnung" auf die Strategie 2030 für die Weiterentwicklung von FfF wird begrüsst. Alle Beteiligten sollten an das grosse Ganze denken und die übergeordneten Ziele im Auge behalten.

Aus einer der Gruppenarbeiten entstand dazu eine Visualisierung: Diese stellt die Themen Kultur - Struktur – Kommunikation ins Zentrum des Programms Fit for Future, um welches sich die anderen Themen wie Raum, Lehre, Führung, etc. als "Satelliten" gruppieren.

Herausforderungen

Als grosse Herausforderung wurden die immer wieder die knappen Ressourcen, sowohl was das Personal, die Zeit und die Mittel angeht, hervorgehoben. Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Einbezug der "richtigen" Leute, wozu klassischerweise eine Stakeholderanalyse, dient. Diese ist auch nützlich bei der Analyse der Veränderungsbereitschaft & -kommunikation. Die Kommunikation zwischen den Projekten, zwischen dem ZB und den Fakultäten und von der UL zu den Fakultäten wird als weitere Herausforderung wahrgenommen. Da der Informationsfluss nicht zentral gesteuert werden kann, ist es fast nicht möglich dafür zu sorgen, dass die richtigen Informationen auch an die richtigen Personen weitergegeben werden.

Abschluss

Neben den inhaltlichen Diskussionen und dem gegenseitigen Update zum Stand der diversen Vorhaben, war auch dieses Jahr der Austausch zwischen den Projekten und Personen ein Hauptanliegen des Workshops. Dieses wurde abschliessend zusätzlich durch ein kleines Apero gefördert.

Am 10. Mai fand an der Universität Bern die Auftaktveranstaltung zum Programm "Fit for Future" statt. Das Programm, das sich über zwei Jahre erstreckt, soll sicherstellen, dass die Universität auch in den nächsten zwei Jahrzehnten ein attraktiver und lebendiger Arbeits- und Studienort bleibt. Das Treffen brachte alle an diesem Vorhaben beteiligten Projektleiterinnen und Projektleiter zusammen und bot ihnen die Gelegenheit, ihre Handlungsfelder zu präsentieren und die Entwicklung ihrer Projekte in den jeweiligen Themen zu diskutieren.

Jedes Handlungsfeld hat eigene Teams, die daran arbeiten, zu den übergeordneten Zielen des Programms beizutragen. Die Vielfalt der Projekte verdeutlichte den umfassenden Charakter des "Fit for Future"-Programms, das verschiedene Aspekte abdeckt, die für den langfristigen Erfolg der Universität entscheidend sind.

Die Projektleitenden gaben Einblicke in ihre jeweiligen Bereiche und zeigten die Ideen und Lösungen auf, die sie planen oder bereits umsetzen. Von der Verbesserung der Platzverhältnisse und Bereitstellen von Forschungsequipment über die Stärkung des Mittelbaus bis hin zur Entwicklung moderner Berufsbilder zeigte jedes Handlungsfeld sein Engagement für die Zukunft.

Das Treffen diente neben des Informationsaustauschs und des Erkennens von Synergien und Abhängigkeiten auch zur Schaffung von Grundlagen, um eine koordinierte Umsetzung der Projekte über verschiedene Handlungsfelder hinweg zu gewährleisten.

Die nächsten zwei Jahre versprechen eine spannende Zeit voller Herausforderungen und Chancen zu werden, in der sich das Programm "Fit for Future" konkretisiert, geleitet von der gemeinsamen Vision, die Universität Bern auch künftig als attraktive und moderne Institution zu positionieren.