PL-Treffen (2025)

Treffen der Projektleitenden vom 08. Mai 2025

Am 08.05.2025 fand erneut ein Projektleitendentreffen zum Programm Fit for Future statt, um den Austausch und die Informationsvermittlung zwischen den Handlungsfeldern zu fördern. Nach Präsentationen zum Stand der aktuellen sowie den herausgelösten Handlungsfeldern folgten an diesem Donnerstagnachmittag Gastreferate zu den Themen "Projekt zur Erstellung der Universitätsbibliothek-Strategie 2026-2030" und ENLIGHT. In einem interaktiven Teil diskutierten die Teilnehmenden in drei verschiedenen Gruppen über die Themen "New Work", "administrative Prozesse" und "Unternehmenskultur" jeweils mit dem Schwerpunkt Change-Management. Dabei wurden die Teilnehmenden dazu aufgefordert, in verschiedene Rollen mit dazugehöriger Meinung zu schlüpfen. Diese Perspektivenübernahme sollte dazu dienen, das gegenseitige Verständnis und die Problemerkennung zu fördern.

Ergebnisse der Präsentationen

Die Projektleitenden haben sich gegenseitig über Erfolge, Herausforderungen und künftige Schritte in ihren Projekten informiert. Aus den Präsentationen ging hervor, dass überall auf Hochtouren daran gearbeitet wird, die Universität fit für die Zukunft zu machen. Der Stand aller Handlungsfelder ist auf unserer Webseite zu finden und wurde aufgrund der 4-monatlichen Statusberichte und des PL-Treffens aktualisiert.

Auch die Universitätsbibliothek macht sich fit for Future und ist momentan auf dem Weg zu einer neuen Strategie. Vordergründig geht es darum, den komplexen Strukturen mit einer gemeinsamen Vision und übergreifenden Prozessen Orientierung zu verleihen. In verschiedenen Diskussionsprozessen mit Stakeholdern soll der Weg zu einer ganzheitlichen Universitätsbibliothek mit mehr Steuerbarkeit ermöglicht werden. In Workshops zu verschiedenen Handlungsfeldern konsolidiert das Projektteam die Strategie 2026-2030 mit konkreten Zielen und Massnahmen. 

Die Universität Bern ist als eine von 10 forschungsintensiven Universitäten Teil der europaweiten Allianz ENLIGHT, die eine nahtlose Erfahrung in Lehre und Forschung bieten will. Nebst Finanzierungsmöglichkeiten gewinnt die Uni Bern mit dem Beitritt an Visibilität, administrativer Unterstützung zu Themen der Mobilität und Möglichkeiten für Networking. ENLIGHT ist auf allen Ebenen der Uni verankert, auf der Arbeitsebene sind Dozierende, Studierende sowie verschiedene Projektteams und das Kernteam aktiv, während die Unileitung strategische Entscheide trifft. In der Zusammenarbeit verfolgt das Projekt folgende Grundsätze: Eine vizerektoratsübergreifende Kommunikation, gesamtuniversitäres Denken, klare Zuständigkeiten, regelmässige Workshops der Arbeitsgruppen und Fokus auf die Zielpersonen.

Erkenntnisse aus den Diskussionsrunden

New Work inkl. Change Management

In der Diskussionsrunde wurde die Erkenntnis gezogen, dass in die Umstrukturierung von Arbeitsplätzen unterschiedliche Arbeitsweisen einbezogen werden müssen. Je nach Profil, Position und Arbeitsinhalt sind die Anforderungen an den Arbeitsplatz sehr individuell und die Gestaltung im Projekt büroUNIversum sollte daran orientiert und bedarfsgerecht ausfallen. Nicht nur zwischen Arbeitsformen, sondern auch innerhalb einer Position können sich die Anforderungen an den eigenen Arbeitsbereich dynamisch, bspw. im Laufe eines Projektes, verändern. Es wird auf den Artikel "Arbeitswelten" des UniFokus hingewiesen, welcher die Thematik und die Herausforderungen aufgreift. Das Handlungsfeld Arbeitsplatzkonzepte und das damit verbundene "büroUniversum"-Projekt ist und bleibt ein kritisches und umstrittenes Themenfeld, welches mit Feingefühl und professionellem Change-Management durch die Führungspersonen an die Mitarbeitenden herangetragen werden muss.

Bündelung administrativer Prozesse inkl. Change Management

Es macht sich die Sorge breit, dass die Bündelung administrativer Prozesse den Arbeitsalltag der betroffenen Mitarbeitenden weniger abwechslungsreich gestaltet und eine "Call-Center" Situation entstehen könnte. Trotzdem stehen die Zentralbereichsmitarbeitenden der Umstrukturierung grundsätzlich positiv gegenüber. Die Angst vor Arbeitsplatz- und Arbeitskräfteverlust wird jedoch ebenfalls betont, vor allem im Hinblick auf eine Neuverteilung von Aufgaben und der Sorge, dass die Fähigkeiten und Kenntnisse dafür nicht ausreichen. Auch bei diesem Thema scheint das Bedürfnis nach begleitendem Change-Management gross zu sein, um Sorgen und Ängsten entgegenzuwirken und wo möglich auch abzuschwächen. Dies dürfte insofern gelingen, als das Projekt keine Arbeitsplatzdezimierung vorsieht, es geht lediglich um die effizientere und konzentriertere Abwicklung administrativer Prozesse, um den Arbeitsalltag aller Beteiligten zu erleichtern.   

Unternehmenskultur (inkl. Führungskultur) und Kommunikation im Zeitalter Digitaler Transformation inkl. Change Management

In Bezug auf die Führungs- und Unternehmenskultur wird in den Diskussionen ebenfalls betont, dass es eine einheitliche Kultur für alle Universitätsangehörigen kaum realistisch ist bzw. nur auf einem sehr tiefen Level. Die Heterogenität der Universität und die verschiedenen Arbeitswelten müssen berücksichtigt werden, um die passende Kultur in den verschiedenen Umfeldern zu fördern.

Um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken, wird insbesondere die Mitarbeitendenerhaltung als von grosser Bedeutung genannt. Dies umso mehr, als die Uni auf keine unerschöpfliche Quelle an Arbeitskräften zurückgreifen kann. Auch wurde erwähnt, dass Führungsaufgaben oft an Sekretariate delegiert werden und Vorgesetzte ihren Führungsauftrag nicht zur Genüge wahrnehmen. Deswegen erscheint es sehr wertvoll, künftige Generationen und junge Führungskräfte entsprechend zu fördern, zu schulen und zu sensibilisieren. Der Generationenwechsel muss zudem auch in die Planung und den Aufbau einer universitätsweiten Führungskultur gewinnbringend einbezogen werden, da die Arbeitswelt und vor allem die darin enthaltenen Persönlichkeiten nicht mehr gleich funktionieren, wie vor einigen Jahren oder Jahrzehnten.  

Abschliessende Beurteilung und Ausblick

Der Wunsch nach bedürfnisorientiertem Vorgehen und nach Feedback-Kanälen erscheint gross. Change-Management erweist sich als unumgängliche und wichtige Massnahme, um Veränderungen zu begleiten. An der Veranstaltung sind dazu Vorschläge wie das Einführen von Change Agents oder externer Unterstützung entgegengenommen worden. Der Appell an die Mitarbeitenden, sich bei Überlastung früh genug zu melden, scheint in Anbetracht dessen, dass Erschöpfung und weitreichendere Konsequenzen wie z.B. Burnouts, von den Betroffenen meist zu spät bemerkt werden, nicht so trivial zu handhaben. Entsprechend ist die Unterstützung und Sensibilisierung bis auf alle Ebenen, insbesondere aber von Führungskräften, unumgänglich.

Der Informationsaustausch und die Diskussionen anlässlich des PL-Workshops wird allseits geschätzt, so dass dieses Format voraussichtlich auch im Frühling 2026 stattfinden wird.